Een volgende stap in flexibel werken
We kunnen flexwerken nauwelijks meer het ‘nieuwe’ werken noemen. Inmiddels zijn we er aardig aan gewend dat we op iedere plek en ieder gewenst tijdstip ons werk kunnen doen. Een meerderheid van werkend Nederland kiest voor een hybride vorm van werken. Toch heeft nog lang niet iedere werkgever het reserveren van een werkplek op kantoor goed geregeld. Een goede reden om eens dieper te duiken in het fenomeen ‘hot desking’.
Hot desking is de trendy naam voor de flexibele inzet van een kantoorbureau of vergaderruimte door meerdere werknemers op verschillende tijden. Het gebruik van een werkplek verloopt volgens het principe: wie het eerst komt, het eerst maalt. Nog voordat de pandemie de boel in een stroomversnelling bracht, zochten werkgevers al naar manieren om te besparen op vastgoed. Nu de pandemie achter de rug is, blijkt dat veel bureaus in kantoren ongebruikt blijven. Soms zelf meer dan de helft van de tijd. Bedrijven kunnen toe met een kleinere kantoorruimte die veel efficiënter kan worden gebruikt. Dit kan flinke besparingen opleveren op de vastgoedrekening – tot 30 procent. Het elimineren van overtollige kantoorruimte is één van de vele voordelen van hot desking.
[1]
Veel voordelen
Een ander voordeel van hot desking is dat het de productiviteit van werknemers verhoogt. Diverse studies tonen aan dat de medewerkers van bedrijven met hot desking zich productiever, efficiënter en creatiever voelen.
De volgende generatie die de arbeidsmarkt betreedt, vindt flexibel werken erg belangrijk. Organisaties die hot desking aanbieden, creëren voor Generatie Z – geboren tussen 1996 en 2012 – een aantrekkelijke omgeving. Bij het werven en behouden van jong talent hebben deze bedrijven zonder meer een streepje voor.
Medewerkers komen dankzij hot desking eerder in contact met andere teams. Dit komt de open communicatie tussen verschillende disciplines ten goede, wat tot beter wederzijds begrip leidt. Ook verbetert het de samenwerking binnen teams en tussen teams. Bestaande relaties versterken en nieuwe connecties worden ontwikkeld. Als bijvoorbeeld vijf verschillende afdelingen betrokken zijn bij één project, maakt hot desking het gemakkelijk om de verschillende projectleden met enige regelmaat bij elkaar te brengen.
Hot desking bevordert hybride werken en daarmee de autonomie en tevredenheid van de medewerkers.
Wat is er nodig voor hot desking?
Om hot desking aantrekkelijk te maken is het zaak het kantoor te transformeren naar een gemeenschappelijke en collaboratieve ruimte. Kleinere ruimtes met pauzeplekken, vergaderzaaltjes, bureaus en belcellen. Wat ook goed werkt is een algemene ontspanningsruimte voor de sociale interactie. Je kan hotdesking inzetten zonder reserveren. Veel van onze klanten doen dit ook! Een ander fijn voordeel van FlexWhere is dat je weet waar je collega zit en daardoor geneigd bent sneller naar kantoor te komen bijv. voor samenwerkingen. FlexWhere is een tool dat ondersteunt bij samenwerkingen, werkplezier en projecten. Reserveren is een onderdeel maar niet altijd noodzakelijk. Weten waar je collega's zitten en/of er plek en ruimte op kantoor is biedt enorm veel kansen.
Niet alleen medewerkers hebben profijt van FlexWhere. Voor de werkgever of facilitair manager biedt de app diverse analysemogelijkheden om de indeling van het kantoor te optimaliseren. Gebruikstrends worden zichtbaar evenals de kantoorbezetting. Deze vorm van werkplekbeheer biedt vele mogelijkheden tot efficiëntieverbeteringen en kostenbesparingen.
Doe jouw bedrijf en jouw medewerkers een plezier en omarm hot desking. Het verhoogt het werkplezier en dus de productiviteit.
FlexWhere is een goede steun in de rug om hot desking te laten leven
[1] Flexas. (2021, January 20). Statistieken over hybride werk. Flexas. https://www.flexas.com/nl/blog/statistieken-over-hybride-werk
