Begin 2020 stond er vanwege corona enorme druk op de ketel om thuis te werken. Nu het dringende advies om thuis te werken niet langer van kracht is, kan iedereen in principe zelf bepalen of er op kantoor of thuis wordt gewerkt. Wanneer beide werkplekken structureel en georganiseerd worden gecombineerd, spreken we van hybride werken.
De voordelen van hybride werken
Nu het coronastof enigszins is gedaald, kunnen we de combinatie van kantoor- en thuiswerk degelijk inrichten qua ICT en qua beleid. De verhouding tussen thuis en op kantoor werken kan er per medewerker anders uitzien. De één is thuis productiever, terwijl iemand anders juist op kantoor beter uit de verf komt. Een groot voordeel van thuiswerken is dat de reistijd wegvalt, er is meer vrijheid en de koffie is vaak beter. Anderzijds is het sociale aspect van werken op kantoor – het praatje en het direct samenwerken met collega’s – ook belangrijk. Met name voor teams heeft dat voordelen. Bovendien hoor je op kantoor sneller waar collega’s mee bezig zijn, laat je gemakkelijker een proefballonnetje op en zijn behaalde successen voor iedereen direct zichtbaar.
In een hybride vorm gaan mensen veel effectiever met tijd om. De ellenlange fysieke
vergaderingen uit het verleden zijn vervangen door korte, bondige online meetings.
Ook voor werkgevers is het zaak om hybride werken aandacht te geven. Het geeft duurzaam
ondernemen een boost; minder woon-werkverkeer leidt tot minder files en lagere CO2 -
uitstoot. Bovendien kan er flink op energie en andere kantoorkosten worden bespaard.
Daarnaast kan een hybride werkplek op maat talent aantrekken.
Logistieke puzzel
Het voor de lange termijn vormgeven van hybride werken is geen eenvoudige opgave. De medewerker vult de thuissituatie in grote lijnen zelf in. Zolang de ICT-ondersteuning, -veiligheid en de ergonomische inrichting van de thuiswerkplek maar op orde zijn. Bij het goed inrichten van de situatie op kantoor, komt wel iets meer kijken. Werkplekbeheer is een nieuwe expertise geworden waar HR-, IT- en officemanagers nog in moeten groeien. Naast het zo goed mogelijk faciliteren van de medewerkers, spelen efficiëntie qua kosten, energie en tijd een belangrijke rol. In de kantoorruimte waar voorheen een team van dertig mensen werkte, zitten nu gemiddeld vier of vijf mensen. In de realiteit zijn er de ene dag fysiek echter tien medewerkers aanwezig, en de volgende dag slechts twee. Deze flexibele overcapaciteit kan misschien worden bespaard, of anders worden ingezet. Kortom, het vereist de nodige afstemming om deze complexe logistieke puzzel zo efficiënt mogelijk op te lossen. In principe wordt iedere werkplek dagelijks opnieuw aangeboden en toegewezen. Zonder technologische tools valt dat bijna niet meer te organiseren.
Slimme software
Het kantoor van de toekomst bestaat uit flexwerkplekken en fungeert als een plek voor
innovatieve en creatieve uitwisseling. Uiteraard moeten digitale communicatiemiddelen, zoals
camera’s en headsets, probleemloos werken. Op kantoor én in de thuissituatie. Maar hoe weet een flexwerker nu zeker dat hij tijdens zijn kantoordagen of -uren een werkplek heeft? En hoe organiseert hij een hybride vergadering? Om dit in goede banen te leiden zijn er slimme tools, zoals FlexWhere. Met deze app kunnen werkplekken binnen het hybride concept uitstekend worden beheerd. Het ondersteunt ook HR-, IT- en officemanagers in hun streven naar een kostenefficiënte inzet van de beschikbare kantoorruimte. Naast de centrale organisatie van werkplekken en vergaderruimten, bieden kantoorbezettingsstatistieken betere mogelijkheden voor analyse, planning en kostenbeheer. Uit onderzoek van Colliers blijkt al dat de kantoorkosten in heel Europa dalen.
Snel en gemakkelijk
Medewerkers kunnen via FlexWhere eenvoudig en vanaf ieder device een werkplek of
vergaderruimte op kantoor reserveren. Met de geïntegreerde zoekfunctie kunnen medewerkers elkaar vinden en hun aanwezigheid checken. Men kan zelfs via de app een parkeerplek reserveren. Het brengt de organisatie en communicatie van kantoorruimtes tussen verschillende afdelingen en medewerkers samen in één tool. De app kan aan diverse populaire toepassingen worden gekoppeld, zoals Google Calender of Outlook. Hybride werken met FlexWhere is snel en gemakkelijk te implementeren. Zonder extra hardware zoals sensoren, wordt de plattegrond van het kantoorgebouw kosteloos opgebouwd, waarna de medewerkers hun werkplek kunnen boeken.
Is hybride werken een blijvertje?
Hybride werken wordt gezien als het nieuwe normaal. Maar blijft dat ook zo voor de lange termijn? Het kabinet moedigt het aan en voert gesprekken met werkgevers en onderwijsinstellingen over gespreid reizen met flexibele start- en eindtijden. Afgelopen januari werd de belastingvrije thuiswerkkostenvergoeding van kracht. Ter compensatie van extra kosten, kan de thuiswerker een vergoeding krijgen van maximaal € 2 per dag. Dit is in zekere zin een variant op de onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer. Dus het ziet ernaar uit dat hybride werken lang de norm zal zijn.
Meer weten over FlexWhere? Vraag een gratis demo aan, of start direct met een testversie.
