Bij de gemeente Vlaardingen werken ongeveer 500 medewerkers, verdeeld over 9 afdelingen. De afdelingen hebben een vaste etage in het pand, maar de werkplekken zijn vrij om te kiezen. Sinds flexibel werken is ingevoerd is FlexWhere één van de meest gebruikte applicaties.

 

“Als systeembeheerder bij de Gemeente Vlaardingen kreeg ik in 2013 de vraag te onderzoeken welke mogelijkheden er zijn om makkelijk een collega te vinden. Uiteindelijk kwam ik terecht bij FlexWhere. Na een snelle implementatie gebruiken we naar volle tevredenheid FlexWhere. Bij binnenkomst zie je snel waar een vrije werkplek is. Ook kun je de beschikbaarheid op elke etage naast de lift bekijken.

Iedere werkplek heeft bij ons een vaste computer. Als je hierop inlogt verschijnt er een menu met alle applicaties waaronder FlexWhere. Ook kun je simpel op het icoontje in de taakbalk klikken. Wat ik fijn vind is dat je op je computer met FlexWhere snel een collega kunt vinden. Je zoekt op voornaam, achternaam of functie. Ook mensen met EHBO of BHV diploma zijn snel te vinden. Het systeem omcirkelt op een plattegrond de werkplek waar deze persoon zit.

FlexWhere - Gemeente Vlaardingen

Naast de werkplekmodule gebruiken wij ook de vergadermodule van FlexWhere. Sinds kort hangen er kleine touchscreens bij de ingang van iedere teamruimte en daarmee kun je met één klik op het scherm de ruimte per kwartier in gebruik nemen. Ben je klaar? Dan kun je ‘m op het scherm weer vrijgeven en kan een ander erin. In de praktijk is het handig dat je zowel op je computer als bij de vergaderruimte kunt zien welke ruimte vrij is. Als je langs een fijne teamruimte loopt en ziet dat deze nog 5 minuten bezet is, dan kun je daar wel even op wachten. Is hij nog een uur bezet, dan zoek je verder.”

Richard Schoo, medewerker systeembeheerder

“FlexWhere is één van de belangrijkste applicaties die we dagelijks gebruiken binnen de Gemeente Vlaardingen.”

 

FlexWhere - Gemeente Vlaardingen
“In de pantryruimtes waar we koffie drinken en lunchen hangen op iedere etage en in alle gebouwen 55 inch LCD schermen. Hierop draait de FlexWhere WordCast module. Als medewerker van de afdeling Communicatie ben ik samen met mijn collega’s verantwoordelijk voor de informatievoorziening op deze schermen. De schermen zijn ideaal om medewerkers snel van informatie en nieuws te voorzien.”

Silvia Deckers, webmanager afdeling Communicatie

FlexWhere - Gemeente Vlaardingen
“Ik zorg samen met mijn collega’s voor de facilitaire dienstverlening binnen de gemeente. Interne facilitaire mededelingen, waaronder de cateringmenu’s, worden via de afdeling Communicatie op de pantryschermen geplaatst. Naast deze handige optie gebruik ik FlexWhere ook veel om een EHBO’er of collega te vinden. Is een collega op dat moment in huis, dan weet ik dat ik er even op af kan stappen.”

Femie Broekhuis, senior medewerker Facilitair

 

Foto gemeentehuis Vlaardingen: Ron van Rossum.